Viele Selbstständige fragen sich, ab wann ein CRM-System wirklich notwendig wird.

In unserem aktuellen Kaltakquise-Projekt arbeiteten wir mit einer einfachen Excel-Tabelle.

Warum Excel ausreichte

Das Projekt umfasste:

• 200 Kontakte

• maximal 3 Kontaktversuche

• begrenzte Projektlaufzeit

Dadurch blieb der Überblick jederzeit erhalten.

Wann Excel an Grenzen stößt

Die Situation verändert sich schnell, wenn:

• mehrere Datenquellen genutzt werden

• mehrere Mitarbeiter beteiligt sind

• Kampagnen über Monate laufen

• Dokumentationspflichten steigen

Warum CRM-Systeme hilfreich sind

Ein CRM ermöglicht:

• zentrale Dokumentation

• Aufgabenmanagement

• Historie aller Kontakte

• transparente Datenquellen

DSGVO-Aspekte

Besonders bei längeren Vertriebszyklen wird die Dokumentation der Datenherkunft wichtig.

CRM-Systeme unterstützen dabei, Informationen nachvollziehbar zu speichern.

Warum HubSpot häufig eingesetzt wird

HubSpot kombiniert:

• Kontaktmanagement

• E-Mail-Kommunikation

• Aufgabenverwaltung

• Vertriebsdokumentation

Dadurch lassen sich auch größere Outreach-Projekte strukturiert steuern.

Fazit

Für kleine Projekte kann Excel vollkommen ausreichend sein.

Mit wachsender Komplexität steigt jedoch der Nutzen eines CRM-Systems deutlich.

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