Erstkontakt-Akademie
Wissen für moderne B2B-Kaltakquise
HubSpot CRM
Hier findest du Tipps zur professionellen Nutzung von HubSpot CRM im B2B-Vertrieb.
Praxisbeispiel: Kaltakquise-Projekt für IT-Branche
Wann reicht Excel und wann brauchst du ein CRM wie HubSpot?
Viele Selbstständige fragen sich, ab wann ein CRM-System wirklich notwendig wird.
In unserem aktuellen Kaltakquise-Projekt für ein IT-Projekt arbeiteten wir mit einer einfachen Excel-Tabelle.
Warum Excel ausreichte
Das Projekt für den Einzelunternehmer umfasste:
200 Kontakte
maximal 3 Kontaktversuche
begrenzte Projektlaufzeit
Dadurch blieb der Überblick jederzeit erhalten.
Wann Excel an Grenzen stößt
Die Situation verändert sich schnell, wenn:
mehrere Datenquellen genutzt werden
mehrere Mitarbeiter beteiligt sind
Kampagnen über Monate laufen
Dokumentationspflichten steigen
Warum CRM-Systeme für Unternehmen hilfreich sind
Ein CRM ermöglicht:
zentrale Dokumentation
Aufgabenmanagement
Historie aller Kontakte
transparente Datenquellen
DSGVO-Aspekte
Besonders bei längeren Vertriebszyklen wird die Dokumentation der Datenherkunft wichtig.
CRM-Systeme unterstützen Vertriebsabteilungen und Einzelunternehmer dabei, Informationen nachvollziehbar zu speichern.
Warum HubSpot häufig eingesetzt wird
HubSpot kombiniert:
Kontaktmanagement
E-Mail-Kommunikation
Aufgabenverwaltung
Vertriebsdokumentation
Dadurch lassen sich auch größere Outreach-Projekte strukturiert steuern.
Fazit
Für kleine Projekte kann Excel vollkommen ausreichend sein.
Mit wachsender Komplexität steigt jedoch der Nutzen eines CRM-Systems deutlich.
👉 Du bist Selbstständig und möchtest mehr darüber erfahren, wie du HubSpot in deiner Kaltakquise einsetzen und gleichzeitig DSGVO-konform arbeiten kannst? Dann schau dir meinen kostenlosen HubSpot-Kurs an.
Praxisbeispiel: Nachhaltige Baustoffe aus Polen für den deutschen Markt
Unser Auftraggeber produzierte nachhaltige Baumaterialien und hatte den polnischen Markt bereits erfolgreich erschlossen. Nun sollte der Markteintritt in Deutschland, Österreich und der Schweiz vorbereitet werden.
Die Ausgangssituation war anspruchsvoll.
Das Produkt war kein völlig neues Marktangebot, sondern ein sogenanntes "Me-Too-Produkt". Vergleichbare Produkte existierten bereits bei verschiedenen Herstellern. Gleichzeitig berichteten potenzielle Kunden teilweise von schlechten Erfahrungen mit früheren Lieferanten aus Polen. Vertrauen aufzubauen war deshalb eine der wichtigsten Aufgaben im Vertrieb.
Gemeinsam identifizierten wir:
Baustoffhändler
Wiederverkäufer
Direktkunden
Garten- und Landschaftsbauer
Unternehmen aus der Agrarwirtschaft
Händler aus der Pferdebranche
mögliche Vertriebspartner
Innerhalb kurzer Zeit entstanden mehrere hundert potenzielle Geschäftskontakte.
Damit diese professionell verwaltet werden konnten, entschieden wir uns für ein gemeinsames CRM-System.
Warum wir uns im Projekt für Odoo entschieden haben
Für dieses Projekt nutzten wir Odoo CRM.
Die Entscheidung fiel nicht deshalb, weil Odoo grundsätzlich das beste CRM für den Vertrieb ist, sondern weil unser Auftraggeber diese Software bereits im Unternehmen einsetzte.
Odoo bot für unser Projekt alle Funktionen, die wir benötigten:
gemeinsame Sales Pipeline
Aufgabenverwaltung
Gesprächsnotizen
Terminplanung
Filtermöglichkeiten
Priorisierung von Leads
individuelle Markierungen
Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter
CRM und DSGVO: Mehr Transparenz im Vertriebsprozess
Ein CRM-System ersetzt keine rechtliche Beratung. Es unterstützt Unternehmen jedoch dabei, datenschutzrelevante Prozesse sauber zu dokumentieren.
Das ist in Odoo gut möglich. Wer explizite DSGVO-Richtlinien befolgen muss, dem empfehle ich HubSpot als CRM. Eine Aufschlüsselung der DSGVO-releavanten Funktionen in Hubspot habe ich in diesem Kurs zusammengestellt.
HubSpot für hochskalierten B2B-Outreach: Klare Prozesse statt Chaos
In einem B2B-Outreach-Projekt für einen Nearshore-Dienstleister im SAP-Beratungsumfeld bestand meine Aufgabe darin, innerhalb kurzer Zeit möglichst viele qualifizierte Entscheidungsträger über mehrere Kanäle zu erreichen. Ein solches Volumen funktioniert nur mit einem klar definierten Prozess und einem leistungsfähigen CRM-System.
Pro Arbeitstag versendete ich rund 60 individualisierte E-Mails, führte 60 Anrufversuche durch und ergänzte den gesamten Prozess durch LinkedIn-Outreach.
Jeder Prospect durchlief dieselbe Struktur: eine dreistufige E-Mail-Sequenz, telefonische Follow-ups, eine Vernetzungsanfrage auf LinkedIn und – nach erfolgreicher Vernetzung – eine persönliche Nachricht.
Dieser Ablauf war vollständig standardisiert. Die E-Mail-Vorlagen waren vorbereitet und wurden individuell angepasst. Dadurch musste ich nicht bei jedem Kontakt neu überlegen, sondern konnte mich auf die eigentliche Kommunikation konzentrieren.
Gerade bei mehreren hundert gleichzeitig laufenden Kontakten entscheidet die Organisation über den Erfolg. Das CRM zeigte mir jederzeit, welcher Schritt als Nächstes anstand, welche Aufgaben offen waren und welche Reaktionen bereits erfolgt waren. So konnte ich ohne lange Suchzeiten zwischen Telefon, E-Mail und LinkedIn wechseln und den Überblick behalten.
In meinen fast zehn Jahren im Vertrieb habe ich mit verschiedenen CRM-Systemen gearbeitet. Für hochskalierte Outreach-Prozesse hat mich insbesondere HubSpot überzeugt.
Besonders hilfreich waren für mich:
eine übersichtliche Aufgabenverwaltung,
klar strukturierte Vertriebsprozesse,
die Anbindung von Tools wie LinkedIn, Lusha und Apollo,
der Versand und das Tracking von E-Mails direkt aus dem CRM sowie
die zentrale Dokumentation aller Kontaktpunkte.
Dieses Projekt hat gezeigt: Skalierter B2B-Outreach bedeutet nicht, einfach mehr Nachrichten zu versenden. Erst klar definierte Prozesse und ein leistungsfähiges CRM wie HubSpot ermöglichen es, große Kontaktmengen effizient zu bearbeiten, ohne den Überblick oder den Fokus zu verlieren.
In meinem Kurs „HubSpot CRM für B2B-Vertrieb“ zeige ich, wie Sie genau solche skalierbaren Outreach-Prozesse aufbauen und effizient im Vertriebsalltag einsetzen.
